L’intranet social est indéniablement un des sujets du moment. Nombre d’entreprises se demandent en effet quelle place le réseau social doit occuper au coté de leur intranet, quels sont les liens à développer entre les deux, quelles synergies développer et ce que cela va changer dans leur approche de la communication interne.
On voit aujourd’hui de nombreux cas d’entreprises ayant avancé sur le sujet. Toutes ne vont pas à la même vitesse, toutes ne priorisent pas les choses de la même manière mais une tendance globale solide se dessine. Le retour d’expérience de Fluor et son intranet OneFluor est l’occasion de faire le point sur le sujet au travers d’un cas relativement illustratif de beaucoup de projets se mettant en place aujourd’hui.
Une problématique classique et une réponse “tout intégré”
Comme son nom ne le laisse pas entendre, Fluor est un groupe d’ingénierie plus que centenaire qui opère dans plus d’une dizaine de pays sur les cinq continents et compte 43000 employés. Une entreprise qui, finalement, fait face aux mêmes enjeux que 90% des entreprises que l’on peut rencontrer.
• Une force de travail répartie sur plusieurs continents, faite des représentants de 3 générations qui cohabitent au travail.
• Un grand nombre d’outils et d’initiatives ont été lancées localement dans l’entreprise ce qui se traduit par une grande fragmentation des échanges et de l’information, une gouvernance difficile et une complexité inutile pour l’utilisateur final.
• Des salariés qui ont besoin de manières plus innovantes et efficaces de se connecter et collaborer.
C’est pour cette raison et en support au plan stratégique de l’entreprise qu’a donc été lancé le nouvel intranet de Fluor en septembre 2012.
L’intanet Social facteur de cohérence dans les outils
OneFluor incarne bien un changement de cap majeur pour l’entreprise :
• Nombreuses plateformes et multiples intranets locaux => une plateforme unique, globale, intégrée
• Impossibilité de cibler une audience spécifique => information ciblée, sur mesure, directement poussée aux salariés
• Des salarié qui utilisent des outils hors SI pour avoir les fonctionnalités dont ils ont besoin => Des salariés qui ont tout ce dont ils ont besoin “sous la main” dans une plateforme unique.
Techniquement parlant OneFluor est un projet embarquant et intégrant principalement trois technologies : un portail (Websphere), un réseau social (Connections) et un gestionnaire de contenu (Websphere Content Manager). Il comporte bien entendu un “single-sign-on” depuis le bureau, présente une interface cohérente et commune à tous les outils, permet de délivrer la “bonne information à la bonne personne” grâce à un profilage des utilsateurs et intègre directement les éléments du réseau social dans le portail.
Tivoli directory integrator a été utilisé pour ramener dans les profils individuels les données de l’annuaire et des systèmes RH.
Concrètement parlant la page d’accueil présente les contenus poussés à l’utilisateur d’abord par l’entreprise (en fonction du pays, du métier etc), puis ceux auxquels s’est abonnés l’utilisateur sur le réseau social. Chaque partie spécifique de l’intranet est ensuite accessible par onglet.
Désolé pour la faible qualité des photos…
Les bénéfices de l’intranet social au rendez vous
Les bénéfices immédiatement constatés par l’entreprise sont :
– une collaboration améliorée entre les sites distants
– un partage d’information qui a stimulé créativité et innovation
– un annuaire unique des salariés (profil riche) dans lequel on peut facilement opérer des recherches
– des améliorations en productivité ne serait-ce que sur l’identification des ressources
– une plateforme unifiée gage de réduction des coûts
– la mise en place à l’occasion de ce projet d’une vraie gouvernance médias sociaux.
Statistique intéressante s’il en est : OneFlore compte, au bout de 3 mois, 1200 communautés, environ 450 étant privées, 440 publiques et 300 accessibles après acceptation.
Au niveau de la formation, un système assez riche a été mis en place en fonction des typologies d’utilisateurs et de la composante de OneFluor concernée (intranet central, manager de contenus, espaces sociaux).
Bien sur cela ne s’est pas fait sans avoir quelques questions à régler.
Des enjeux de gouvernance
Tout d’abord au niveau IT. Il a fallu adapter d’anciennes règles de gouvernance qui ne sont plus pertinentes voire deviennent contre-productives dans une environnement “social”. Il a fallu également lutter contre des réflexes de “sur-sécurisation” et trouver le bon compromis entre sécurité et transparence nécessaire à la collaboration. Il a fallu enfin travailler à garder simple un outil fonctionnellement complexe et maintenir l’intérêt et l’enthousiasme une fois l’effet de nouveauté estompé.
De manière générale on a cherché a responsabiliser les utilisateurs sur la partie “sociale” et leur faire confiance a priori en partant du principe que les bines suprises pouvaient arriver. Sur la partie “content management” les 150 contributeurs ont été largement formés et tout a été fait pour que le workflow de validation soit le plus simple possible pour le validateur également.
Le risque juridique a également fait l’objet d’un traitement spécifique. En effet certaines informations ont vocation a rester confidentielles par nature et pour la première fois la collaboration allait voir ses contenus capitalisés et pouvoir faire l’objet de eDiscovery. Ce point a été traité par la mise en place de communautés à droits d’accès, la construction de “guidelines” acceptables par tous et une gestion vigilante des documents dans les communautés. Par contre il ne semble pas que le recours a une solution spécifique pour renforcer le dispositif ait été envisagé.
Enfin, les évolutions de OneFluor se feront par petites touches en se basant sur les retours des utilisateurs de manière à sortir des améliorations assez fréquemment et éviter l’effet tunnel propre à ce type de projet.
L’avenir : vidéo, intégration métier et mobilité
Les prochains chantiers identifiés par Fluor sont :
• Maintenir l’effort sur l’adoption
• La mobilité
• Le passage à la nouvelle version du réseau social (donc en Connections 4.5)
• La mise en place d’une vraie plateforme de vidéo d’entreprise “à la Youtube”
• L’intégration avec les autres applications.
Un cas vraiment typique de ce type de projet, qui pourra donner des idées à ceux qui essaient de formaliser leur vision et leur démarche.
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